La Venezuela de hoy está en un proceso de transformación acelerada de sus estructuras y puntos de referencia. Es como si durante un juego de ajedrez repentinamente las piezas pudieran moverse de manera diferente a la conocida y que además aparecieran nuevas piezas, todo mientras se está jugando el partido. Para evitar el jaque mate y mantenerse en el juego hay que entender el entorno, “leer” las tendencias, anticipar las reglas de juego y en general mantenerse en contacto con actitud abierta y orientada a la negociación.
En el campo gerencial y en el ambiente de negocios – empresas públicas y privadas – debemos estar preparados para enfrentar cambios, los cuales muy pocas veces vienen desde adentro de la empresa. La experiencia me muestra que casi siempre estarán originados en las condiciones externas: en el entorno. Pueden estar relacionados con competidores, proveedores, clientes, bancos, ONG`s, comunidad y Gobierno, entre otros actores que influyen en la vida de una empresa.
Cuando ocurren, hay una tendencia a desarrollar acciones de cara adentro, que incluyen modificaciones en la organización y en las personas, además de hacer ajustes en los procesos y sistemas de información, mediciones de las reacciones internas, así como intentos de establecer el impacto que los cambios pueden tener en los resultados del negocio.
La mecánica que se desprende de lo anterior es: acciones internas como respuesta directa a estímulos externos.
Debería crearse un colchón de seguridad que proteja a los componentes internos de la empresa del impacto directo de los estímulos externos. Esto es evitar que los temas externos afecten innecesariamente la operatividad de la empresa antes de que sea realmente necesario hacerlo.
El colchón de seguridad debe absorber el impacto de la situación y procesarlo, dejando pasar al interior de la empresa solamente información digerida y preparada para ser tomada por el sistema de toma de decisiones. Se trata de un filtro que pone el impacto en la perspectiva de la empresa en su conjunto, y no solamente sobre el área aparentemente impactada.
Se llama Sala Situacional Empresarial SSE y puede tener características de servicio de outsourcing para aquellas empresas que por su tamaño o complejidad no ameritan una estructura interna.
Un factor de éxito es contar con la referencia estable que provee el Norte Estratégico,que incluye Visión, Misión, Lineamientos Estratégicos y Factores Críticos de Éxito y Modelo de Negocios.
La sala debe contar con un conocimiento de la empresa que consiste en su Norte Estratégico, el mapa de actores y una caracterización del entorno de las áreas de influencia. A partir de allí, deberá procesar en bases frecuentes –dependerá de cada caso- la información provista por el entorno para revisar y analizar el impacto que tiene sobre los elementos estables; como afecta la estrategia y el modelo de negocios, qué actores están involucrados, y en que afecta las áreas de influencia.
Debe hacerse un análisis de la situación que produce el estímulo, identificar y aislar sus componentes y categorizarlos según el grado de control o influencia que la gerencia pueda tener sobre ellos; perfilar los actores involucrados; revisar las áreas internas impactadas y evaluar la magnitud del cambio.
Es bueno hacer un mapa de las relaciones entre los elementos internos y externos, para evaluar los posibles efectos cruzados. Es razonable poner el énfasis en los elementos internos, pues sobre ellos se tiene poder de decisión.
El resultado de la SSE consiste en un informe con recomendaciones de acción inmediata, así como otras de mediano plazo en los campos de comunicaciones corporativas, reuniones, cambios internos y en general información útil para tomar decisiones.
En la Venezuela de hoy es importante que el gerente sea parte activa del proceso de cambio, de manera que esté atento a las incidencias del entorno, sin descuidar sus responsabilidades operativas. Hoy en día el entorno es cada vez más parte del negocio y el negocio cada vez más es parte del entorno.
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