Entrenarse para brillar

Si tuviera que pensar en un plan de formación gerencial sobre la etiqueta en los negocios, buscaría aquel conjunto de temas y desarrollo de habilidades que le permitiera al ejecutivo, desde la primera clase, interactuar en forma eficaz con un entorno que no “habla” el lenguaje interno de la empresa, y en el cual no está protegido ni por la delegación de autoridad, ni por los estatutos. Todo consiste en lograr que la otra parte se sienta bien con uno en un intercambio de negocios. El programa de estudios debería incluir como mínimo:

– Ceremonial y protocolo: Habría que contar con la base histórica y reglas básicas que mueven la cortesía y el comportamiento en los ámbitos oficial (con normas más estrictas) y de negocios (más flexible, pero más directo). Conocer la diferencia entre banderas y estandartes de la empresa, y los regionales y nacionales. Manejar fluidamente las precedencias e importancias según cargo, actividad, honores y títulos. Conocer los límites y posibilidades para invitaciones, regalos y atenciones, y por supuesto las reglas básicas y modales en la mesa (cubiertos y copas, ubicación de los comensales por importancia y afinidades).

– Vestimenta: Siempre alineado con la usanza de la comunidad de negocios en la (o las) que se desenvuelve. Es válido tanto para el hombre como para la mujer, considerando combinación de colores para diferentes ocasiones, formal e informal y si la manera de vestirse (sin que se trate de un uniforme) es un sello o una marca de la empresa. Para uso propio y para recomendar a su equipo de colaboradores. Tendencia a la sobriedad, a los colores pasteles con pocas estridencias. Sugerencias para el “casual friday”.

– Imagen de la empresa: Políticas y lineamientos, símbolos, cultura y su reflejo en el comportamiento externo de los ejecutivos. Aspectos escritos y no escritos de los códigos de actuación. Cultura corporativa.

– Apreciación del Arte: Historia y evolución. Patrocinar un evento artístico, cuya línea sea acorde con la imagen de la empresa. Cómo invertir en arte, personal y para la empresa.

– Expresión corporal y dominio escénico: Diferentes tipos de participación según sea oficial o de negocios. Motivación y proyección de mensajes. Miedo escénico y control de la audiencia.

– Costos y presupuestos: El costo de la etiqueta debe ser contemplado en los presupuestos de gastos de la empresa, y su nivel de desagregación y detalle será la mejor forma de mostrar el compromiso corporativo con el tema. La importancia de la relación costo-beneficio o inversión-resultados de la actividad social de los ejecutivos.

Hay otros temas muy relacionados con la interacción del ejecutivo fuera de la empresa que se convierten en factores de éxito, tales como técnicas de negociación y manejo de la responsabilidad social. Cada uno de ellos tiene tanto peso y entidad individual que exceden el alcance de un programa de etiqueta en los negocios.

La confianza y la credibilidad de un ejecutivo y de la empresa que representa, estarán en proporción directa a su capacidad para crear un ambiente cordial y agradable que considere el bienestar de los demás. Una buena propuesta de negocios puede perderse si no se presenta en un contexto de cortesía y amabilidad en el cual se consideren los usos y costumbres locales.

Para tener en cuenta:

¿Cuánto perfume o colonia es apropiado usar en el trabajo?

Tiene que ser muy sutil. En general las fragancias fuertes son muy agresivas para los compañeros de trabajo y hay que evitarlas.

¿Cuál es el tiempo correcto para llegar a una cita de trabajo?

Siempre a tiempo; nunca tarde. Y no más de cinco minutos antes.

¿Se puede intercambiar tarjetas de negocios durante una cena?

Nunca debería hacerse durante una cena; y esto es válido aún en las más informales de las cenas.

¿Cómo se puede intercambiar regalos con los compañeros de trabajo en la oficina, en épocas de fiestas?

Primero, observe la política de regalos (si la hay) que la empresa ha establecido. Segundo, deberían ser discretos intercambiando regalos, y ser abierto, de forma tal que ninguno se sienta excluido si no los recibe.

¿Cómo se puede obtener más privacidad en un cubículo sin ser descortés con los otros compañeros?

Debería plantearse a la gerencia el establecimiento de un “código de ética” para el comportamiento en los pasillos y áreas comunes.

¿Cómo se colocan las banderas en los actos cívicos o de negocios?

La bandera nacional va a la derecha del orador o charlista, la de la empresa a su izquierda o a la derecha de la audiencia.

¿Puede sostenerse un vaso en la mano cuando se está en la línea de recepción para un evento?

No es apropiado. Ninguno, ni el que pasa ni el que recibe debería tener un vaso en la mano.

¿Es apropiado discutir temas personales en una reunión de negocios?

Normalmente eso no es adecuado y uno debería abstenerse de hacerlo.

¿Es apropiado preguntarle a un alto ejecutivo sobre el pago de facturas pendientes?

Para el caso de servicios prestados, no se considera inapropiado. Sin embargo debería contactarse al departamento de administración, antes de hacerlo con un alto ejecutivo.