Nuestro ambiente económico empresarial está siendo sometido a presiones de características excepcionales las cuales necesariamente conducen a revisiones y ajustes internos de alcances variados: estratégicos, tácticos, operacionales, políticos y organizacionales. ¿Cuál es el departamento o función de la empresa u organización que puede proveer las habilidades para enfrentar esa situación excepcional? La respuesta es: ninguno por sí solo.
La solución es la constitución de un task force (grupo de tareas por su traducción del inglés) integrado por los mejores candidatos para enfrentar esa situación, tomados de las diferentes áreas y departamentos y posiblemente con la participación de consultores externos.
La organización tradicional no está preparada para manejar una gran variedad de problemas y situaciones complejas excepcionales, producto de los cambios en el entorno, los cuales si bien son importantes, se presentan pocas veces en la vida de una empresa, y por lo tanto no requieren de un componente organizacional fijo.
Para compensar, cada vez más se integran equipos multidepartamentales, multifuncionales y multiespecialidad para maximizar las habilidades de sus miembros en beneficio de la organización para alcanzar un objetivo muy específico; luego de haberlo logrado, el grupo se disuelve y cada miembro vuelve a su origen.
En la medida que el tiempo de vida del task force se alarga y los objetivos se amplían, comienza a perder eficacia el concepto, dando pié o bien a mas de lo mismo (organización tradicional departamental, pero ahora con un nuevo departamento llamado el “task force”), o bien a un nuevo tipo de organización mas orientada a resultados y al aprovechamiento máximo de los recursos humanos de la empresa.
El concepto de estructuras de proyecto, es un paso importante hacia la flexibilizaron de la organización, dándole un vuelco a aquellas actividades que ocurren con poca frecuencia, y a aquellas que si bien son frecuentes, tienen la característica de ser conjuntos discretos a los cuales puede asignarse objetivos diferenciados en el tiempo.
La combinación de la estructura tradicional (funcional y procesos), con una organización matricial orientada a proyectos, es la respuesta a la mezcla de necesidades que un proceso de cambio (global, regional, local) deja en evidencia.
Los task forces se mueven fuera de la organización tradicional, aprovechando la informalidad de su esencia (extradepartamental) y facilitando la obtención de resultados en el tiempo. Su utilización amplía sustancialmente la capacidad de una empresa o institución para enfrentar la complejidad, pues le permite focalizarse en objetivos específicos, contando con un aumento en la creatividad por la interacción con personas «frescas».
El nivel de reporte es importante a los efectos del éxito de la misión. Debe reportar, según el tipo de problema a resolver, al máximo nivel de autoridad involucrada, para facilitar la “negociación” con los estamentos de la organización formal.
La experiencia me ha mostrado que cuanto mas grande el equipo, es menos efectivo. El número adecuado es cinco, con un máximo de ocho y un mínimo de tres (el número tres, si bien representa la oportunidad del desempate, puede estar afectado por el dos contra uno).
El peso y la lentitud de la organización formal son en general reconocidas, hasta por sus mismos líderes y gerentes. Es también reconocido que los “caminos verdes” de una organización se convierten en mas efectivos a la hora de buscar verdaderas soluciones.
Está en manos de cada gerente o presidente de empresa, el saber reconocer cuando es necesaria una estrategia de este tipo, y con quien manejarla para lograr resultados en un tiempo razonable.
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